活動(dòng)策劃執(zhí)行的100個(gè)環(huán)節(jié)(上篇)

時(shí)間:2017/11/25 16:50:17  來(lái)源:  點(diǎn)擊數(shù):


提起活動(dòng)策劃執(zhí)行方面,很多人都覺(jué)得摸不著頭腦,不知道該從哪下手,更不知道如何從細(xì)節(jié)方面去做具體的活動(dòng)策劃執(zhí)行,而且一場(chǎng)活動(dòng)辦下來(lái),需要涉及到各個(gè)方面以及各部門的協(xié)調(diào),所以一定需要我們?cè)谶M(jìn)行活動(dòng)策劃前一定要有一個(gè)清晰地頭腦和有條理的思路。小編一共整理了100條注意事項(xiàng),由于篇幅有限,本篇文章先給大家總結(jié)了50個(gè)活動(dòng)策劃需要注意的事項(xiàng)。

 

一、對(duì)甲方方面

 

1.達(dá)成活動(dòng)策劃合作意向,簽定合同。

 

2.跟進(jìn)活動(dòng)策劃合同在甲方的審批。

 

3.跟進(jìn)合同在自己公司的審批。

 

4.跟進(jìn)合同的首付款到賬。


二、策劃方面

 

5.選定活動(dòng)策劃時(shí)間、地點(diǎn)、形式、規(guī)模、參與人物等,與甲方反復(fù)協(xié)商并最終確認(rèn)。

 

6活動(dòng)策劃.時(shí)間:根據(jù)甲方推廣節(jié)點(diǎn),及主要人物檔期,選擇日期時(shí)間時(shí)長(zhǎng)。

 

7.活動(dòng)策劃地點(diǎn):酒店、會(huì)所、畫廊、酒吧、咖啡館,戶外則需備室內(nèi)B方案,連廊、灰空間或搭建大棚。

 

8.活動(dòng)策劃規(guī)模:結(jié)合甲方需求,根據(jù)活動(dòng)目標(biāo),設(shè)定人數(shù)規(guī)模。

 

9.活動(dòng)策劃形式:發(fā)布會(huì)、論壇、沙龍、酒會(huì)、宴會(huì)、茶會(huì)、時(shí)尚秀、舞會(huì)、文藝演出、體育比賽、畫展、見面會(huì)等。

 

10.活動(dòng)策劃創(chuàng)意亮點(diǎn):如服飾密碼、入場(chǎng)密碼等。


三、內(nèi)容方面

 

11.選定演員名單(歌手、舞者、主持人、模特,其他)。

 

12.向演員發(fā)出邀請(qǐng),確認(rèn)檔期、價(jià)格、支付方式。

 

13.明確活動(dòng)策劃節(jié)目類型、曲目、上場(chǎng)時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、伴奏音樂(lè)、服裝、道具等。

 

14.論壇路演宣講會(huì)類:確認(rèn)宣講品牌、產(chǎn)品及宣講人,經(jīng)濟(jì)學(xué)家或品牌代表,發(fā)出邀請(qǐng),確認(rèn)檔期、價(jià)格、支付方式。

 

15.確認(rèn)宣講用視頻文件、演示文件、音頻文件、道具等,及上場(chǎng)時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、出現(xiàn)方式等。

 

16.酒會(huì)宴會(huì)茶會(huì)類:確認(rèn)場(chǎng)地,地理位置、容納體量、視音頻條件、場(chǎng)內(nèi)外布置等是否符合需求。

 

17.確認(rèn)餐單、酒水飲料單,確認(rèn)桌型、餐具等細(xì)節(jié)要求。

 

18.商定價(jià)格,簽定合同,支付預(yù)付款。

 

19.體育比賽類:確認(rèn)參與運(yùn)動(dòng)員、裁判、教練及其他人員。

 

20.確認(rèn)活動(dòng)策劃場(chǎng)地、布置、觀眾席、休息處等。簽定合同。

 

21.戶外活動(dòng)類:確認(rèn)場(chǎng)地及整體路線是否符合要求。沿途所有布置的確認(rèn),比如跑步活動(dòng),確保全程通暢,沿途的供給站、起終點(diǎn)布置等。

 

22.大型活動(dòng)有關(guān)政府部門審批:公安、交警、消防、城管、文化等。

 

23.自駕游、體育、戶外等活動(dòng),需與參與者簽定安全免責(zé)協(xié)議。

 

四、客戶方面

 

24.宜提前2-4周邀約客戶,通過(guò)電話、短信、微信、微博、APP通知、張貼海報(bào)等最大廣度深度邀約。

 

25.活動(dòng)前1周再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來(lái)否。

 

26.活動(dòng)前3天再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來(lái)否。

 

27.活動(dòng)前1天再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來(lái)否。

 

28.注意確認(rèn)人數(shù),1張邀請(qǐng)函僅含1位客戶,以確保人數(shù)與計(jì)劃基本一致。

 

29.編制和打印來(lái)賓名單,分為帶電話和不帶電話兩個(gè)版本,主要工作人員持有帶電話版本。

 

30.活動(dòng)當(dāng)天向來(lái)賓發(fā)送短信,提醒時(shí)間、地點(diǎn)、流程、天氣、著裝要求、安全事項(xiàng)等。


 

五、場(chǎng)地、硬件方面

 

31.盡最早時(shí)間確認(rèn)活動(dòng)策劃場(chǎng)地,簽定活動(dòng)策劃場(chǎng)地租賃合同。

 

32.桌型:確保桌椅數(shù)量、質(zhì)量符合要求。

 

33.舞臺(tái):確認(rèn)尺寸和高度,地面材質(zhì),升降機(jī)等?;顒?dòng)前1天完成搭建。

 

34.活動(dòng)策劃舞臺(tái)背景:確認(rèn)LED屏幕或噴繪背景板,確認(rèn)舞美設(shè)計(jì)稿,活動(dòng)前1天完成制作和安裝。

 

35.音響:確認(rèn)音控臺(tái)、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒(手持、鵝頸、頭戴各需幾個(gè))、話筒架、電腦等設(shè)備?;顒?dòng)前5小時(shí)到位,活動(dòng)前2小時(shí)調(diào)試完畢。

 

36.燈光:確認(rèn)LED大屏、燈控臺(tái)、燈光架、各種燈的數(shù)量、電源及電線等設(shè)備?;顒?dòng)前5小時(shí)到位,活動(dòng)前2小時(shí)調(diào)試完畢。

 

37.活動(dòng)策劃其他設(shè)備:搖臂攝像機(jī),無(wú)人機(jī)攝像機(jī),干冰機(jī),泡泡機(jī),紙炮等。

 

38.大屏畫面內(nèi)容:根據(jù)節(jié)目單確認(rèn)內(nèi)容、排序。事先錄入電腦。

 

39.音樂(lè):確認(rèn)暖場(chǎng)、開場(chǎng)、上場(chǎng)音樂(lè),所有伴奏音樂(lè)排序。事先錄入電腦。

 

40.確認(rèn)宣講材料。事先錄入電腦。

 

41.后臺(tái):預(yù)備演員換裝、化妝、候場(chǎng)空間,方便上下場(chǎng)。

 

42.化妝間要求:照明充足。考慮到化妝師長(zhǎng)時(shí)間彎腰操作,盡量安排合適高度椅子和化妝師用高腳椅。如有水槽更佳。

 

43.造型間要求:有充足電源插座,方便各類美發(fā)小電器。

 

44.更衣室要求:設(shè)穿衣鏡、掛鉤等,如有鑰匙柜更佳。

 

45.貴賓休息廳:考慮貴賓動(dòng)線,服務(wù)人員、茶水點(diǎn)心、鮮花等。

 

46.外部布置:簽到背景板、各種指示牌、紅地毯等的設(shè)計(jì)、制作、安裝?;顒?dòng)前1天完成。

 

47.車輛:確認(rèn)貴賓接送、來(lái)賓車輛動(dòng)線、泊車位、保安引導(dǎo)等問(wèn)題。

 

48.大型物料的提前進(jìn)場(chǎng):如展示板、展示柜等。

 

49.小型飾物:氣球、彩帶、鮮花、席簽等。

 

50.工作人員休息處、飲用水、盒飯等。



這里就是小編為大家整理活動(dòng)策劃執(zhí)行一系列服務(wù)100個(gè)注意事項(xiàng)的前50個(gè),在下一篇中我們將會(huì)講到剩下的50個(gè)細(xì)節(jié)。

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