做活動(dòng)究竟分哪幾模塊?
活動(dòng)主題怎么寫(xiě)比較好?
預(yù)算怎么控制比例?
如何邀請(qǐng)嘉賓?
現(xiàn)場(chǎng)怎么分配?
入行幾年,工作從打雜幫手到主導(dǎo)項(xiàng)目,期間做過(guò)多場(chǎng)線(xiàn)下行業(yè)活動(dòng),人數(shù)規(guī)模少至500,多達(dá)3000,但其基本的模式是相似的,借復(fù)盤(pán)的機(jī)會(huì)和讀者們交流經(jīng)驗(yàn)。
“辦活動(dòng)”,這個(gè)概念可能對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)比較空泛,但是換成“組飯局”來(lái)理解,就非常容易,時(shí)至今日,誰(shuí)還沒(méi)有組個(gè)局請(qǐng)過(guò)客?不同的是做活動(dòng)涉及的工作會(huì)比簡(jiǎn)單組飯局更加多面和繁雜,如下圖所示:
(為保證圖片質(zhì)量,豎向放置)
本文主要針對(duì)上圖中的標(biāo)紅色的優(yōu)先級(jí)工作分析,按照活動(dòng)策劃推廣時(shí)間順序,進(jìn)行復(fù)盤(pán),給大家呈現(xiàn)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。套用“組(ban)飯(huo)局(dong)”的樣式來(lái)掰碎了、揉開(kāi)了好好地講個(gè)清楚。拙見(jiàn)如下:
目錄
一、前期確認(rèn)(組什么局,對(duì)飯局初步認(rèn)識(shí))
二、文案策劃(準(zhǔn)備什么節(jié)目,吃什么酒菜)
三、招商與推廣(有無(wú)金主請(qǐng)客,找誰(shuí)來(lái)吃飯)
四、活動(dòng)準(zhǔn)備(在哪吃,坐席怎么布置)
五、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)(前面準(zhǔn)備節(jié)目酒菜通通拿上來(lái))
六、活動(dòng)后(吃好喝好,商量下次還搞不)
一、前期確認(rèn)(組什么局,對(duì)飯局初步認(rèn)識(shí))
1.活動(dòng)初衷與主題
這次組局的的初衷是想要做什么呢?
這個(gè)問(wèn)題至少要追問(wèn)自己三遍,明確想要的是參與人數(shù)、招商總額或是達(dá)成其他的目的,得出確認(rèn)答案就不要再去改動(dòng)。因?yàn)槲覀冎笏械墓ぷ鳎际窃谶@個(gè)基礎(chǔ)上去行動(dòng);然后把初衷與主題確認(rèn),讓人一目了然,把最吸引人的亮出來(lái)。
確認(rèn)活動(dòng)的主題:順口,易記,四字為佳。
若是仲秋飯局,一家人在一起團(tuán)聚,那么便是“賞月·團(tuán)圓”;若是老友聚會(huì),沒(méi)有特定主題,那就不如“喝酒·我請(qǐng)”更為直接;若是某行業(yè)的活動(dòng),也是要找到最能勾起用戶(hù)參與的癢點(diǎn),并與活動(dòng)主題結(jié)合在一起,讓用戶(hù)欲罷不能。
2.核算活動(dòng)成本
準(zhǔn)備出多少錢(qián)做活動(dòng),這個(gè)應(yīng)該最易理解的吧?
要對(duì)把這個(gè)局做成什么檔次、規(guī)模以及表演節(jié)目等預(yù)設(shè)做好,成本的核算是重中之重,對(duì)資金沒(méi)有一個(gè)清晰的認(rèn)知,便不能厘清活動(dòng)的收益。
對(duì)于成本核算可參考這個(gè)比例:
3.制定時(shí)間表
在確認(rèn)要舉辦活動(dòng)的意向時(shí),就可以著手制定時(shí)間規(guī)劃表,對(duì)之后的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分配,確定相應(yīng)的負(fù)責(zé)人和任務(wù)deadline,避免職責(zé)不清、分工不明、時(shí)間拖沓等不必要工作失誤,工作可以多線(xiàn)同時(shí)推進(jìn),快速完成。
《時(shí)間表(部分)》示例
二、文案策劃(準(zhǔn)備什么節(jié)目,吃什么酒菜)
1.環(huán)節(jié)設(shè)定
環(huán)節(jié)設(shè)定,相對(duì)應(yīng)的是準(zhǔn)備的節(jié)目和酒菜,請(qǐng)什么樣明星表演節(jié)目,請(qǐng)哪種菜式的大廚主勺,這是吃飯的人最關(guān)注的點(diǎn),當(dāng)然你可以搞點(diǎn)小驚喜之類(lèi)助興。
在活動(dòng)之中,便是要規(guī)劃好呈現(xiàn)形式,權(quán)衡主辦方、嘉賓、參與者、贊助商等方面的權(quán)益,如何讓所有參與者滿(mǎn)意是本環(huán)節(jié)的重點(diǎn)。主要圍繞在:請(qǐng)嘉賓、做演講、頒獎(jiǎng)?wù)?、增互?dòng)、系情感,這五個(gè)環(huán)節(jié)上設(shè)計(jì)相應(yīng)互動(dòng)。
這個(gè)環(huán)節(jié)的坑一般會(huì)發(fā)生在:
(1)拍板人的猶豫不決,對(duì)于活動(dòng)文案毫無(wú)意義的修改,以致于活動(dòng)時(shí)間無(wú)限拖延。所以,文案寫(xiě)作者不只是要會(huì)寫(xiě)文案,更要懂得向上管理,如何去勸服上司、達(dá)到快速推進(jìn)的目的。
(2)根據(jù)活動(dòng)場(chǎng)地制定環(huán)節(jié)安排,比如是有無(wú)分會(huì)場(chǎng)的存在,數(shù)量有為多少等。前期策劃時(shí)可以暫以某個(gè)理想場(chǎng)地作為參考設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)。
2.大會(huì)賣(mài)點(diǎn)
既然提到“賣(mài)點(diǎn)”,那自然就是要從外部獲取利益的,主要針對(duì)兩個(gè)方向:錢(qián)和人。
錢(qián)誰(shuí)會(huì)來(lái)出呢?自然是贊助商。那么如何打動(dòng)金主爸爸呢?自然是活動(dòng)能給予他們好處,對(duì)自身的品宣或者銷(xiāo)售能帶來(lái)極大的幫助,所以要把本次活動(dòng)能給的權(quán)益明明白的列舉出來(lái),讓人一目了然,促進(jìn)銷(xiāo)售成單。
(活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片)
在“賣(mài)點(diǎn)”還可以做一些活動(dòng),比如把產(chǎn)品分級(jí):鉆石、黃金、白銀,不同層次的服務(wù)可以收取不同的費(fèi)用,這樣可以滿(mǎn)足市場(chǎng)是不同的客戶(hù)需求。
人從哪里來(lái)?參會(huì)人員的職位或行業(yè)或需求等不盡相同,那么又能如何吸引他們來(lái)參會(huì)呢?一般從這幾點(diǎn)做文章:直面行業(yè)大牛、知識(shí)學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)社交、參會(huì)禮物。
(活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片)
根據(jù)用戶(hù)不同的癢點(diǎn)去宣傳活動(dòng),吸引到更多的用戶(hù)參與其中。例如:職場(chǎng)焦慮,那就用活動(dòng)的知識(shí)學(xué)習(xí)來(lái)吸引用戶(hù),明確指出活動(dòng)能給用戶(hù)帶來(lái)提升的可能性,以及其他的成長(zhǎng)機(jī)會(huì),每次的宣傳點(diǎn)需明確一個(gè),若分散則目標(biāo)不清。
三、招商與推廣(有無(wú)金主請(qǐng)客,找誰(shuí)來(lái)吃飯)
1.銷(xiāo)售和招生
因?yàn)檫@兩點(diǎn)在上面有提到,所以我合并在一起講,根據(jù)確認(rèn)的文案內(nèi)容去找各自的目標(biāo)全體。
關(guān)于招商贊助,文案是基礎(chǔ),更多的要靠銷(xiāo)售人員去轉(zhuǎn)化成銷(xiāo)售話(huà)術(shù),與潛在贊助商溝通。贊助商信息的獲取可在同類(lèi)其他活動(dòng)上尋找,也可搜索其他的潛在客戶(hù)。關(guān)于招生,可以使用自身宣傳渠道,也可合作其他渠道招生;活動(dòng)宣傳的引爆點(diǎn)和節(jié)奏,相信身經(jīng)百戰(zhàn)的各位會(huì)玩出不同的花樣。
2.邀請(qǐng)人員
這里的邀請(qǐng),主要是指活動(dòng)里的嘉賓、重量級(jí)的人物。每次活動(dòng)邀請(qǐng)嘉賓都是一個(gè)頭疼的事,嘉賓的邀請(qǐng)難,而且變數(shù)還大。
有一次活動(dòng)要在10號(hào)舉行,7號(hào)都還沒(méi)有確認(rèn)嘉賓,甚至臨時(shí)換嘉賓的情況都有存在;還有一次在上海舉辦活動(dòng),嘉賓從北京來(lái),遇上特殊天氣飛機(jī)無(wú)法起飛,只能臨時(shí)改了高鐵。所幸,這些嘉賓很容易溝通和配合。
那我們?nèi)绾稳パ?qǐng)到這些嘉賓?這里面有很多的門(mén)道,以小撬大,調(diào)動(dòng)身邊資源的同時(shí),一般要注意一些細(xì)節(jié),比如不能跳太多級(jí)別邀請(qǐng),一個(gè)A村長(zhǎng)可以邀請(qǐng)B鎮(zhèn)長(zhǎng)到他的活動(dòng),但如果讓A村長(zhǎng)邀請(qǐng)C區(qū)長(zhǎng)就比較艱難,不過(guò)可以讓B鎮(zhèn)長(zhǎng)幫忙邀請(qǐng)C區(qū)長(zhǎng)就會(huì)容易一些,同理邀請(qǐng)嘉賓的時(shí)候也可以運(yùn)用。
如果能確認(rèn)一兩個(gè)超重量級(jí)的嘉賓,便可以用此嘉賓去撬動(dòng)其他嘉賓,吸引同類(lèi)嘉賓的參與。如果能先邀請(qǐng)到A區(qū)長(zhǎng)參與活動(dòng),那么再去邀請(qǐng)B區(qū)長(zhǎng)時(shí),就可以告訴他A區(qū)長(zhǎng)同意前來(lái),那么打動(dòng)B區(qū)長(zhǎng)同意的可能性會(huì)更高,換做去邀請(qǐng)C鎮(zhèn)長(zhǎng),那么會(huì)更容易。
另外對(duì)嘉賓的邀請(qǐng),可以參考下表:
四、活動(dòng)準(zhǔn)備(在哪吃,坐席怎么布置)
1.場(chǎng)地篩選與搭建
選擇一個(gè)什么場(chǎng)所吃飯,是最能直面展示活動(dòng)的檔次。在選擇時(shí)要現(xiàn)場(chǎng)勘查場(chǎng)地大小、環(huán)境優(yōu)良、地理位置等因素,確保場(chǎng)地的達(dá)標(biāo)。另外,同時(shí)進(jìn)行對(duì)活動(dòng)搭建供應(yīng)商的選擇,可以通過(guò)多家比價(jià)、好評(píng)推薦等方式選擇最優(yōu)搭建供應(yīng)商,控制成本的同時(shí),保證活動(dòng)的質(zhì)量。
(場(chǎng)地參考效果圖)
選定場(chǎng)地后,主辦方、場(chǎng)地方與搭建供應(yīng)商至少要做一次三方會(huì)談,一起重新勘查場(chǎng)地,查看細(xì)節(jié),可讓搭建供應(yīng)商出現(xiàn)場(chǎng)布置方案,是否可以新增游戲環(huán)節(jié)等,確保方案的可實(shí)施性。
2.物料采買(mǎi)
由之前確認(rèn)的相關(guān)工作負(fù)責(zé)人給出物料清單和物料采購(gòu)意向,確保物料在活動(dòng)開(kāi)始前5天準(zhǔn)備完成,不會(huì)因誤差等原因造成不能使用的結(jié)果。永遠(yuǎn)的Plan B、永遠(yuǎn)擁有備案,以防意外情況的發(fā)生。
《活動(dòng)物料采購(gòu)比價(jià)表》示例
五、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)(前面準(zhǔn)備節(jié)目酒菜通通拿上來(lái))
1.人員分工安排時(shí)間表
確認(rèn)表演節(jié)目、上菜的順序與對(duì)應(yīng)人員,保證這是一場(chǎng)順暢的活動(dòng),給諸位參與者賓至如歸的感覺(jué)。
這樣的好處就是各司其職,每個(gè)項(xiàng)目都有負(fù)責(zé)人,也有流動(dòng)支持的,既能有序不亂,又可以責(zé)任到人。即便是出了事故,事后追責(zé)也可以甩鍋,這是當(dāng)然是玩笑話(huà)。
2.彩排與現(xiàn)場(chǎng)
正式開(kāi)場(chǎng)前要留出足夠時(shí)間,至少做一遍流程的彩排,看現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)人員的工作安排,檢查大屏、PPT、燈光等細(xì)節(jié),盡善盡美。
現(xiàn)場(chǎng)發(fā)揮只要按照事先安排去做就好,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋,遇到突發(fā)事件快速反應(yīng),并予以解決?,F(xiàn)場(chǎng)要注意用戶(hù)的情緒,隨時(shí)安撫,保證活動(dòng)的滿(mǎn)意度。
本環(huán)節(jié)的容易出錯(cuò)的地方在于:現(xiàn)場(chǎng)人多擁擠、各模塊的人員聯(lián)系不暢,對(duì)于突然情況的處理容易出現(xiàn)不當(dāng),所以要事先安排好,防患于未然。
六、活動(dòng)后(吃好喝好,商量下次還搞不)
1.收官感謝
對(duì)參與用戶(hù)、嘉賓的酬謝等,維持與用戶(hù)的情感,一回生二回熟,下次邀請(qǐng)更容易被接受。
注意活動(dòng)二次宣傳,充分利用好活動(dòng)的影響力,并考慮怎么去擴(kuò)大。我們的活動(dòng)一般都是系列性、有承接的,不會(huì)是一次單獨(dú)的活動(dòng),所以要為未來(lái)的規(guī)劃做好鋪墊,這樣下屆活動(dòng)的運(yùn)作更容易開(kāi)展。
2.復(fù)盤(pán)
可以從兩個(gè)方面展開(kāi),一是客觀(guān)工作方面,就如你看到的本文內(nèi)容;二是主觀(guān)感受方面,談個(gè)人在活動(dòng)中的感悟。
最后補(bǔ)充兩點(diǎn):
1.一切準(zhǔn)備工作都要做到活動(dòng)開(kāi)始之前,循序漸進(jìn),穩(wěn)而不亂,各管其能,各司所職。先做方案,再去行,結(jié)果自然有。
2.隨時(shí)準(zhǔn)備Plan B,面對(duì)突發(fā)意外才不會(huì)手忙腳亂。
后記:
本文主要針對(duì)活動(dòng)整體中的關(guān)鍵點(diǎn)分析,盡可能的減少活動(dòng)在落地過(guò)程中因準(zhǔn)備不足在事故多發(fā)處翻車(chē)的幾率?;顒?dòng)的成功標(biāo)準(zhǔn)不只是在于順利完成,更要注意活動(dòng)的結(jié)果,看是否完成既定目標(biāo),達(dá)到最初策劃的要求。